Транспортная накладная (ТН) является обязательным документом, в котором отражены соглашения между перевозчиком и отправителем, данные получателя, а также все условия, касающиеся конкретной грузоперевозки. Этот документ подтверждает законность осуществления перевозки определенным автотранспортным средством. Транспортная накладная должна быть корректно заполнена и присутствовать во время перевозки. Если ее не будет, то это будет нарушением, влекущим штрафные санкции. При оформлении в соответствующих разделах каждый участник процесса заполняет данные, ставит печать, подпись при необходимости. Однако, согласно требованиям закона, печать на транспортной накладной и личная подпись не являются обязательными. В документе не предусмотрено для этого специального места (МП). Тем более что допустимо оформлять документ в электронном виде. Подпись просто проставляется с расшифровкой. Если печать на бумажном носителе все же была поставлена, то это также не является ошибкой.
Действующими правилами определено, что печать в новой транспортной накладной не нужна, как и личная подпись. Документ заполняется в трех или четырех экземплярах, каждый из которых является оригиналом. Одна накладная для отправителя, вторая для перевозчика, третья для получателя. Это касается бумажных носителей. Но документ можно оформить и в электронном виде. Если требуются накладные для бухгалтерии в качестве первичной документации учета, то заполняется и четвертый экземпляр, который предназначается для грузоотправителя. Если стороны проставили печати, то это не считается ошибкой.
О том, нужна ли печать и как заполнять транспортную накладную, отражено в следующих нормативных актах: